Vade-mecum : suivre un dossier - document à destination des accompagnants - accueil et juridique

1 - Phase accueil par l’équipe accueil

(Coordinatrice de l’équipe accueil : Maryse Dubus)

Actuellement réalisée par l’équipe accueil, sauf en cas de contacts directs avec une autre personne. Dans ce cas, la personne accueillante se met en lien avec l’équipe accueil pour le suivi. Selon les personnes, la phase accueil peut se faire sur quelques jours ou durer plusieurs années.

Indiquer quelles seront les conséquences des trimestres manquants sur la pension de retraite et sur l’intérêt ou non pour la personne à agir pour récupérer les périodes manquantes.

Première information sur ce qu’est l’APRC : son origine, ce que sont les procédures, les modalités de prise en charge éventuelle.

Dire aussi les limites de l’APRC, en particulier en moyens humains : nous avons besoin de renfort. Parler des réunions régionales, nationales – il n’y a aucune obligation d’y participer, mais ça permet de mieux comprendre ce qu’est l’APRC…

Evoquer l’ACR (allocation complémentaire de retraite¹) quand il s’avère que les bénéfices d’une régularisation des cotisations ne permettront pas de dépasser les minima sociaux, dont l’ACR fait partie. Rappeler que la Corref accorde également des aides aux anciens dont les communautés adhèrent à cet organisme.

Cas particulier : lorsque les pensions s’annoncent inférieures au plafond de l’ACR, obtenir la validation des trimestres manquants peut lui permettre de demander cette prestation et de rendre inutile une action judiciaire.

Préciser que l’aide apportée par l’APRC s’adresse aux adhérents de l’association, et indiquer comment adhérer ; cette adhésion permettra d’accéder à l’espace adhérent du site internet. (Cf. paragraphe Adhésion à l’APRC)

Questions à poser (progressivement) et premiers documents à recueillir

• Coordonnées du demandeur (adresse, mail, téléphone, date de naissance),

• Coordonnées de la communauté ou diocèse concerné,

• Relevé de situation Carsat :

  • via : https://www.lassuranceretraite.fr/portail-info/home.html

    • pour l’ensemble de la carrière, le plus récent possible - toutes les pages (6 à 8 pages),

    • Relevé de situation Cavimac si celui de la Carsat est incomplet,

• Dates d’entrée et de sortie, (Peu importent les dates d’événements canoniques…)

• Préciser les périodes à l’étranger : dates, pays concernés,

• Assurance juridique éventuelle (souvent dans l’assurance habitation),

• Attestation de présence dans la (ou les) communauté ou le diocèse. Elle est déterminante.

  • La personne rédige une demande suivant la relation qu’elle a ou non gardée avec son institution d’origine.

  • Demander que cette attestation dise explicitement que la personne vivait en communauté et que son activité était essentiellement religieuse (c’est mieux, si cette activité est développée avec les dates de début et fin. Exemple : participation aux offices, pratique des vœux, participations aux activités de la communauté, port de l’habit, changement de nom, activités apostoliques, contraintes des « vacances » des séminaristes…). Avoir une attestation la plus complète possible : la Cavimac exige que l’on prouve son activité religieuse. Elle ne se contente jamais des attestations fournies par les communautés ou diocèses.

  • Quand une communauté n’existe plus, il faut trouver la fédération à laquelle elle appartenait probablement – ou l’association civile (voir les fiches communautés qui sont sur le site de l’APRC).

• Se mettre en recherche de preuves, de témoignages

  • Il faut des témoignages pour compléter l’attestation de présence délivrée par la communauté (ou le diocèse). D’abord demander un projet de manière à éviter les éléments contre-productifs. Eviter les termes d’études, formation… L’idéal est un témoignage d’une personne ayant vécu dans la communauté en même temps que le demandeur. Des membres de la famille, des amis, peuvent témoigner. Utiliser obligatoirement l’imprimé légal et en respecter les consignes ; joindre une photocopie recto-verso de la carte d’identité de la personne qui témoigne. (Annexe 2)

  • Réunir des preuves telles que photos, échanges de courriers…, cérémonies, vœux, habit, changement de nom…

Adhésion à l’APRC

Il faut, à un moment variable (à l’appréciation de la personne qui assure la phase d’accueil), que la personne demande son adhésion à l’APRC, via le site : https://aprc.asso.fr/adherer/

Le montant de la cotisation porté sur le site est indicatif. Les personnes qui nous contactent peuvent se trouver en difficulté (chômage, formation, en permission de sortie ou en exclaustration…). Le montant de la cotisation est moins important que l’adhésion, pour notre représentativité auprès des autorités civiles et religieuses.

La trésorière prend contact avec le demandeur pour les modalités de paiement.

Puis, conformément aux statuts de l’association, il faut que le conseil d’administration valide cette adhésion. Elle ne devient effective qu’à partir du versement de la cotisation.

Après validation de l’adhésion, le membre du CA qui s’occupe du fichier de l’association envoie un mail au nouvel adhérent pour lui dire :

• Comment se connecter sur le site internet de l’APRC pour avoir accès à un plus grand nombre d’information.

• A quelle équipe locale il peut éventuellement se joindre.

Autorisation pour le juridique

Avant de transmettre le dossier à l’équipe juridique :

• Demander à la personne d’écrire sur papier libre qu’elle autorise les membres des équipes d’accueil et juridique de l’APRC à échanger sur son dossier et sur les documents qu’elle nous confie. En effet, nous devons respecter la plus stricte confidentialité des documents personnels partagés par la personne. Elle signe, scanne après signature et nous transmet cette autorisation. NB. Ce document est une simple autorisation ; il n’a pas valeur juridique. Nous partageons des éléments confidentiels ; il faut que les destinataires APRC qui reçoivent des informations personnelles ne les communiquent pas en dehors du cercle des destinataires du message.

• Ouvrir une fiche de suivi (cf. modèle n°0)

Le suivi de la phase avant la CRA (requête simple), continue de se faire par l’équipe d’accueil, en lien avec l’équipe juridique.

Dès cette transmission, le demandeur est en copie de tous les échanges : c’est son dossier ; il faut qu’il le vérifie, qu’il le complète, qu’il soit partie prenante. Nous sommes là pour l’aider, le soutenir, lui expliquer les choses, répondre à ses questions. Nous ne faisons rien à sa place. Si nous sommes amenés à correspondre avec la Cavimac, avec la collectivité religieuse, c’est uniquement avec son accord et il est informé de tous les échanges.

Analyse du dossier

Cette analyse du dossier, des périodes manquantes, des conséquences sur la pension de retraite (voir annexe 1) est indispensable puisqu’elle va conditionner toutes les démarches qui suivent.

2 - Phase de demande validation des périodes manquantes

La demande de validation des périodes manquantes avant de saisir le Pôle Social du Tribunal Judiciaire se fait le plus généralement en deux phases :

1/ Requête avant saisine de la CRA

Lettre de requête à la communauté et lettre de requête à la Cavimac avec copie de la lettre à la communauté + transmission de l’attestation de présence.

Envoi en courrier simple (cf. modèle de courrier n°1 en PJ).

Ces lettres de requête seront à relire par l’équipe juridique avant envoi, car la saisine éventuelle de la CRA sera basée sur ces courriers.

Si pas de réponse au bout de 2 mois,

relance de la communauté avec un courrier à la Cavimac pour demande de prise en compte des périodes manquantes, accompagné des pièces justificatives que la personne a pu recueillir (cf. modèle de courrier n°2 en PJ).

Envois en courriers recommandés avec accusé de réception.

Si pas de réponse au bout de 4 mois (après la première requête), saisine de la CRA.

Dans tous les cas, il faut que le demandeur imprime son courrier, le signe, le scanne, puis nous l’envoie par mail ; que le demandeur scanne les récépissés d’envoi et de réception des recommandés et nous les envoie.

Soit la Cavimac répond « saisissez la Commission de Recours Amiable » (CRA), soit elle appelle les cotisations auprès de la communauté.

2/ Saisine de la CRA et décision

À ce stade, l’équipe accueil transmet l’ensemble du dossier et c’est l’équipe juridique qui s’occupe de la saisine de la CRA.

(Coordinatrice de l’équipe juridique : Camille Chochois)

Cette saisine est un recours administratif auprès de la Cavimac, qui constitue une étape préalable obligatoire à la saisine du Pôle social du tribunal judiciaire. En effet, à ce stade, la phase contentieuse s’engage et peut conduire à une action judiciaire.

C’est pourquoi, pour toute saisine de la CRA, il faut l’accord préalable du CA de l’APRC.

Un accord de prise en charge est proposé entre le demandeur et l’APRC, envoyée au demandeur par un membre du CA.

Après ces deux préalables – accord du CA et document de prise en charge :

• La saisine de la CRA se fait par courrier en RAR à la Cavimac, basée sur le premier courrier de requête simple. Y joindre attestation communauté/diocèse, relevé de situation, parfois éléments pris sur le site de la collectivité religieuse, preuves, témoignages. La bonne rédaction de cette saisine de la CRA est primordiale : elle impacte toutes les démarches judiciaires qui peuvent suivre, car elles seront basées sur cette première demande, et uniquement sur elle.
  On ne peut rien y ajouter par la suite, sauf à faire une nouvelle demande.
  Pour préparer cette demande, utiliser le modèle courrier n°3 en PJ. Ce courrier de saisine sera à envoyer après relecture et vérification par l’équipe juridique.

• La Saisine de la CRA est accompagnée d’un courrier simple à la communauté ou au diocèse. Redonner explications sur arriérés de cotisations… (Cf. modèle de courrier n°4 en PJ)

• La Cavimac devrait accuser réception et donner une date de CRA (ne le fait pas toujours). Elle devrait normalement intervenir dans les deux mois suivant la demande. C’est loin d’être le cas : la CRA ne se réunit que tous les trois mois… Il faut parfois attendre son tour, lorsque, par exemple, l’ordre du jour de la CRA est déjà arrêté.

La décision de la CRA

La notification de décision de la CRA se fait souvent attendre longtemps, du fait qu’elle doit être au préalable agréée par le ministère (4 à 6 semaines). Une fois cette notification arrivée, en RAR, faire attention à conserver l’enveloppe de réception ou demander une preuve de réception à la Poste : C’est la date de réception de la notification qui engage les deux mois pendant lesquels on peut saisir le tribunal.

NB. Si la décision n’a pas été portée à la connaissance du requérant dans le délai de 2 mois, l’intéressé peut considérer sa demande comme rejetée. (R 142-6 CSS). Donc en l’absence de réponse dans les deux mois de son recours devant la CRA, l’intéressé peut saisir le Pôle social.

• Décision positive. Veiller à obtenir un relevé de situation ad hoc et le vérifier. Si tout va bien, les démarches s’arrêtent là. Il est cependant utile de vérifier les calculs de pension de la personne qui fait valoir ses droits. Les erreurs sont fréquentes.

• Décision partiellement positive : la Cavimac ne valide qu’une partie des périodes de vie religieuse ou décision négative, saisine du pôle social.

3 -  Phase judiciaire devant le pôle social du TJ

L’absence de réponse de la CRA dans les deux mois peut être considérée comme un refus : on peut donc saisir le tribunal sans attendre la notification de décision ; on peut aussi attendre cette notification.

Si l’on ne saisit pas le tribunal dans les deux mois qui suivent la réception de la notification de décision de la CRA, il y a prescription : on ne peut plus agir devant le Pôle social.

1. Saisine du pôle social du Tribunal Judiciaire (PSTJ) – calendrier et éléments du dossier

a) Calendrier de Saisine du pôle social du TJ

Deux mois maximum après avoir reçu la notification de la CRA.

Si refus des demandes par le PSTJ : étude pour savoir si on va en Cour d’appel.

D’où l’importance de ce qui suit :

b) Dossier de saisine du pôle social du TJ

- Tout le courrier adressé au tribunal et aux parties adverses doit être envoyé en LR/AR.

- On s’adresse au Président du pôle social du Tribunal Judiciaire de son domicile.

Utiliser le modèle de courrier n°5 en PJ.

Liste des pièces jointes : joindre les pièces en les numérotant.

Dossier à envoyer au tribunal, en LRAR, qui se charge d’avertir les parties mises en cause ; le courrier d’envoi signé doit être scanné et renvoyé à l’équipe juridique, ainsi que le scan des bordereaux LR et AR pour pouvoir attester des dates exactes d’envoi et de réception. Cela s’est avéré plusieurs fois important, voire déterminant.

Demande de mandat 

La personne qui va accompagner l’adhérent au pôle social du TJ va avoir besoin d’un mandat. Le demander à ce stade à la présidente de l’APRC, en utilisant le modèle ci-joint.

(Cf. modèle n°6 mandat)

Dans certains cas, il peut y avoir besoin d’un pouvoir de la part de l’adhérent à son mandataire (par exemple, quand les conditions de travail de cet adhérent ne lui permettent pas de relever sa boîte aux lettres de manière régulière).

(Cf. modèle n°7 : pouvoir)

2. Suivi de la procédure auprès du pôle social du TJ

Durant cette phase, il faut communiquer les conclusions et pièces aux parties adverses et au tribunal (LRAR). Il peut y avoir des conclusions en réplique aux conclusions adverses.

Tous les courriers reçus ou envoyés au tribunal et les preuves de réception doivent être scannés et transmis à l’équipe juridique.

L’équipe juridique s’occupe de rédiger les conclusions qui sont elles aussi envoyées en LRAR et la plaidoirie pour le procès, en lien avec l’adhérent concerné et son mandataire.

Restent à la charge de l’adhérent les envois, sauf si ceux-ci sont assurés par son mandataire ; dans ce cas, l’adhérent le rembourse des frais qui lui ont été occasionnés.

La plaidoirie est orale, il est donc obligatoire d’être présent à l’audience du tribunal.

Modèle n° 8 : conclusions + bordereau des pièces

Modèle n°9 : lettre de transmission des conclusions

4/ Phases de saisine de la Cour d’appel et de la Cour de cassation

1. Saisine de la Cour d’appel

Dans le délai d’un mois après la date de réception de la notification du premier jugement.

Si l’arrêt rejette des demandes : étude pour savoir si on va en cassation (dans les 2 mois de la réception de l’arrêt de la cour d’appel).

2. Saisine de la Cour de cassation : à ce stade, obligation d’avoir un avocat.

Modèles ci-joints

Les modèles sont transmis à la demande auprès des commissions accueil et juridique

• • Modèle 0 : tableau de suivi du dossier
  • Modèle n°1 : courrier de requête simple-première lettre
  • Modèle n°2 : courrier de requête simple – relance
  • Modèle n°3 : saisine de la Commission de Recours Amiable auprès de la CAVIMAC
  • Modèle n°4 : information de la communauté de la saisine de la CRA
  • Modèle n°5 : lettre de saisine du pôle social du TGI
  • Modèle n°6 : mandat
  • Modèle n°7 : pouvoir
  • Modèle n° 8 : conclusions
  • Modèle n°9 : lettre de transmission des conclusions
  • Cerfa attestation de témoins

Annexes

Annexe 1 : analyser un relevé de carrière
Annexe 2 : précisions sur les témoignages

Annexe 1 – analyser un relevé de carrière

Le relevé de situation indique :

• En page 2, le nombre de trimestres de droits ou de points par régime,
• En pages 3 et 4 le nombre de trimestres de droits par année pour chaque régime,
• En page 5 et suivantes les revenus par année et par employeur.

Remarque. En ce qui concerne la Cavimac :

• Pour les années antérieures au 1er janvier 1998 : La prise en compte des trimestres est basée sur un revenu. C’est la situation au 1er jour du trimestre civil qui détermine la prise en compte ou l’absence de prise en compte du trimestre tout entier.
• Pour les années postérieures au 31 décembre 1997, les revenus sont basés sur le SMIC. C’est la situation au 1er jour du mois qui détermine la prise en compte ou l’absence de prise en compte du mois tout entier. La détermination des trimestres de droits n’est pas liée à la période d’affiliation, mais au montant des revenus.

Trimestres de droits

Pour opérer la vérification de la bonne prise en compte des trimestres de droits :

• Pour les années antérieures au 1er janvier 1998, il suffit de vérifier que le nombre de trimestres correspond bien aux périodes d’affiliation.
• Pour les périodes postérieures au 31 décembre 1997, il ne suffit pas de vérifier le nombre de trimestres indiqué en pages 2 et 3, mais de vérifier que le montant des revenus corresponde bien au montant du SMIC pour la période d’affiliation.

Montant du SMIC pour chaque année : https://www.insee.fr/fr/statistiques/1375188

Revenu minimum validant un trimestre : https://www.lassuranceretraite.fr/sarn/jsp/acsarEstPopupTrimVal.jsp

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Exemple :  

Une personne a été membre d’une collectivité religieuse pendant les 12 mois de l’année 2006. Son relevé de situation indique 4 trimestres Cavimac pour 2006, son revenu Cavimac pour 2006 est 8 561,56 €

Or le SMIC du 1erjuillet 2005 au 30 juin 2000 est de 1 217,88 €.
Du 1er juillet 2006 au 30 juin 2007, le SMIC 1 254,28 €
Le revenu validant un trimestre en 2006 est de 1 606 €
Le revenu de 8 561,56 € valide 4 trimestres de droits (8 561,56 ÷ 1 606 = 5,33) (Il ne peut pas y avoir plus de 4 trimestres de droits par année).
Cependant l’intéressé n’a été affilié que du 1er janvier 2006 au 31 juillet 2006 :
(1 217,88 × 6 = 7 308,28) + 1 254,28 = 8 561,56

Il y a donc lieu que l’intéressé demande que la Cavimac valide les 4 trimestres de l’année 2006 sur la base d’un revenu de 14 832 € [(1 217,88 × 6) +(1 254,28 × 6)] et que la collectivité s’acquitte des cotisations afférentes à la période du 1er août 2006 au 31 décembre 2006. En effet le calcul de la pension est basé sur le salaire annuel moyen (le montant de 8 561 (au lieu de 14 832) fait baisser le salaire annuel moyen.

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Périodes manquantes

• Pour les périodes avant 1998, le demandeur aurait dû être affilié dès le 1er du trimestre suivant son arrivée : une personne entrée en communauté ou diocèse le 25 février XX aurait dû être affiliée à compter du 1er avril XX.
• Pour les périodes après 1998, le demandeur aurait dû être affilié dès le 1er du mois qui suit son arrivée.
• Lorsque le demandeur quitte la communauté, tout trimestre entamé est dû.
• Entre la date d’arrivée et la date de sortie, il peut y avoir des années manquantes ou incomplètes :
  • Parce que la personne a été salariée (travail à temps partiel, déclaration « au pair », par exemple)
  • Parce qu’elle a été envoyée à l’étranger

Ressources déclarées

La personne n’a pas été salariée : si elle est déclarée à la Cavimac :

• Avant 1998 : ses revenus sont forfaitaires et n’apparaissent pas sur son relevé de carrière
• A partir du 1er janvier 1998 : ses ressources doivent être égales au SMIC en vigueur à l’époque concernée : https://www.insee.fr/fr/statistiques/1375188

La personne a été salariée ou «au pair » :

Pour être affilié à la Cavimac, les ressources doivent correspondre au minimum à 800 fois le SMIC horaire en vigueur à l’époque concernée. Cette règle n’est pas appliquée pour la période 1998-2003, en raison du décret 98-490 du 17 juin 1998.

Annexe 2 – les attestations

Peuvent venir de membres (anciens ou actuels) de la communauté, de la famille, d’amis… Exemples :

• X vivait en communauté. Il participait à de nombreux offices au cours de la journée ; il avait telle activité apostolique… décrire une journée type…
• X n’a pas pu participer à tel évènement familial (mariage, décès…) à telle date
• Je suis allé rendre visite à X dans sa communauté à telle date. Je n’ai pu le rencontrer que pendant xx heures, le temps étant limité par le supérieur.
• X avait changé de nom : on l’appelait frère (sœur) Y.
• X portait un habit (descriptiona)
• J’ai assisté à sa prise d’habit à telle date, à ses vœux telle date

Mise à jour avril 2026

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1 ACR : prestation servie par la Cavimac aux personnes retraitées qui en font la demande et dont les ressources du foyer fiscal ne dépassent pas un certain montant. Voir https://aprc.asso.fr/ex-cultuels-a-la-retraite/ : comparaison entre l’ASPA, minimum social légal servi par l’Etat (à partir de 65 ans), et l’ACR, prestation extra-légale servie par la Cavimac aux anciens AMC retraités, sous condition de ressources du foyer fiscal. Contrairement à l’ASPA, l’ACR n’est pas récupérable sur succession. La prise en compte des capitaux placés est plus intéressante dans le cas de l’ACR que pour l’ASPA.